KSeF i rewolucje podatkowe - zmiany od 2026 roku

Ministerstwo Finansów zapowiada fundamentalne przemiany w polskim systemie podatkowym, które w najbliższych latach zmienią sposób funkcjonowania przedsiębiorców. Sejm przyjął już ustawę wprowadzającą obowiązkowy Krajowy System e-Faktur, znany jako KSeF, który od 2026 roku będzie obowiązywał wszystkich przedsiębiorców w Polsce. Równocześnie resort pracuje nad kolejnymi projektami ustaw dotyczącymi akcyzy, PIT, CIT oraz podatku od nieruchomości.

Te zmiany stanowią część szerszego procesu cyfryzacji administracji podatkowej, który ma na celu uszczelnienie systemu podatkowego oraz zwiększenie efektywności rozliczeń VAT. Polska dołącza tym samym do grona krajów europejskich, które już wdrożyły lub są w trakcie implementacji podobnych rozwiązań cyfrowych.

Wdrażanie nowych rozwiązań będzie przebiegać stopniowo, co ma umożliwić przedsiębiorcom przygotowanie się do zmian i dostosowanie swoich systemów księgowych. Ministerstwo Finansów przewiduje również okres przejściowy z łagodniejszymi zasadami egzekwowania przepisów.

Etapowe wdrażanie e-fakturowania dla wszystkich przedsiębiorców

System KSeF będzie wprowadzany w trzech głównych etapach, uwzględniających wielkość przedsiębiorstw i ich możliwości adaptacyjne. Harmonogram wdrażania został opracowany w sposób umożliwiający stopniowe przystosowanie się firm do nowych wymogów technologicznych i prawnych.

Pierwszą grupą objętą obowiązkiem będą największe polskie przedsiębiorstwa. Od 1 lutego 2026 roku system KSeF stanie się obowiązkowy dla firm przekraczających wartość sprzeday od 2024 roku o kwotę rzędu 200 milionów złotych rocznego obrotu wraz z uwzględnieniem podatku. Te przedsiębiorstwa będą pionierami w testowaniu systemu w praktyce i ich doświadczenia posłużą do ewentualnych korekt przed objęciem obowiązkiem pozostałych firm.

Drugi etap rozpocznie się 1 kwietnia 2026 roku i obejmie pozostałych przedsiębiorców, za wyjątkiem mikroprzedsiębiorców. Ta grupa stanowi znaczną część polskiej gospodarki i będzie miała dodatkowe dwa miesiące na obserwację funkcjonowania systemu oraz przygotowanie swoich procesów księgowych do nowych wymogów.

Ostatni etap wdrażania przewidziano na 1 stycznia 2027 roku, kiedy system objęcie mikroprzedsiębiorców z obrotami poniżej 10 tysięcy złotych miesięcznie. Ta grupa otrzymuje najdłuższy okres przygotowawczy, co uwzględnia ich ograniczone zasoby techniczne i organizacyjne.

Ważnym elementem całego procesu jest fakt, że odbiór faktur z systemu ministerialnego stanie się obowiązkowy dla wszystkich polskich firm już od 1 lutego 2026 roku. Oznacza to konieczność zapoznania się z funkcjonowaniem systemu KSeF jeszcze przed rozpoczęciem wystawiania faktur elektronicznych.

1. Przygotuj infrastrukturę IT do obsługi systemu KSeF
2. Przeszkol pracowników księgowości w zakresie nowych procedur
3. Przetestuj integrację z dotychczasowym systemem księgowym
4. Dostosuj procesy wewnętrzne do wymogów elektronicznego fakturowania
5. Sprawdź zgodność z wymogami autentyczności i integralności dokumentów

Kluczowe założenia projektu KSeF

Projekt Krajowego Systemu e-Faktur został zaprojektowany z uwzględnieniem potrzeb różnych grup przedsiębiorców oraz konieczności zapewnienia ciągłości biznesowej w okresie przejściowym. Ministerstwo Finansów przewidziało szereg ułatwień i rozwiązań technicznych mających na celu minimalizację problemów związanych z wdrażaniem nowego systemu.

W okresie przejściowym, który potrwa do końca 2026 roku, przedsiębiorcy zachowają możliwość wystawiania faktur za pomocą tradycyjnych kas rejestrujących. To rozwiązanie ma szczególne znaczenie dla małych przedsiębiorstw, które potrzebują więcej czasu na dostosowanie swoich procesów do nowych wymogów technologicznych.

Ministerstwo zdecydowało również o odroczeniu kar za popełnione błędy w ramach fakturowania w KSeF, co ma umożliwić przedsiębiorcom naukę obsługi systemu bez ryzyka natychmiastowych sankcji finansowych. Równocześnie odroczony został obowiązek podawania numeru KSeF w tytułach przelewów za wystawione e-faktury.

Jedną z najważniejszych zmian dla przedsiębiorców będzie skrócenie podstawowego terminu zwrotu VAT z 60 do 40 dni. Ta modyfikacja ma spowodować znaczną poprawę płynności finansowej firm, szczególnie tych prowadzących działalność eksportową lub inwestycyjną, gdzie zwroty VAT stanowią istotny element zarządzania gotówką.

System KSeF umożliwi również wystawianie faktur w trybie offline, co jest kluczowe dla zapewnienia ciągłości działania w przypadku problemów z połączeniem internetowym. Warunkiem skorzystania z tej opcji będzie zachowanie autentyczności i integralności wystawianych dokumentów.

Poprawki Senatu do ustawy o KSeF

Prace legislacyjne nad ustawą o Krajowym Systemie e-Faktur zbliżają się ku finalizacji. Senat, jako druga izba polskiego parlamentu, przeprowadził szczegółową analizę projektu i wprowadził minimalne korekty, które mają charakter głównie techniczny i redakcyjny.

Skierowana do Senatu ustawa otrzymała zaledwie trzy poprawki do wprowadzenia, co świadczy o wysokiej jakości przygotowania projektu przez Ministerstwo Finansów oraz o szerokim konsensusie politycznym wokół konieczności cyfryzacji systemu podatkowego. Poprawki mają charakter legislacyjny i redakcyjny, nie zmieniają więc istoty projektowanych rozwiązań.

Po wprowadzeniu poprawek senackich dokument wrócił do Sejmu, gdzie posłowie będą mieli możliwość ostatecznego rozstrzygnięcia kształtu ustawy o Krajowym Systemie e-Faktur. Proces legislacyjny przebiega sprawnie, co zwiększa prawdopodobieństwo dotrzymania planowanego harmonogramu wdrażania systemu.

Minimalna liczba poprawek wprowadzonych przez Senat wskazuje na staranne przygotowanie projektu przez resort finansów oraz przeprowadzenie szerokich konsultacji z przedstawicielami środowisk gospodarczych przed skierowaniem ustawy do parlamentu.

Przykład praktyczny: Przedsiębiorca prowadzący firmę budowlaną z rocznym obrotem 150 milionów złotych będzie musiał rozpocząć korzystanie z systemu KSeF od 1 lutego 2026 roku, ponieważ jego obroty nie przekraczają progu 200 milionów złotych, ale przekraczają limit dla mikroprzedsiębiorców.

Ograniczenia terytorialne systemu KSeF

Jedną z kluczowych decyzji dotyczących zakresu stosowania Krajowego Systemu e-Faktur jest ograniczenie jego obowiązywania wyłącznie do podmiotów posiadających siedzibę lub stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium Polski. Ta decyzja została podjęta zgodnie z wytycznymi Unii Europejskiej i ma istotne konsekwencje praktyczne dla przedsiębiorców współpracujących z zagranicznymi kontrahentami.

Zagraniczni kontrahenci, którzy nie posiadają siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce, nadal będą mogli wystawiać faktury w tradycyjnej formie papierowej. Warunkiem skorzystania z tej możliwości będzie zgodność z przepisami obowiązującymi w kraju siedziby zagranicznego kontrahenta.

To rozwiązanie ma szczególne znaczenie dla polskich przedsiębiorców prowadzących działalność międzynarodową, którzy będą musieli obsługiwać równolegle dwa systemy fakturowania - elektroniczny dla transakcji krajowych i tradycyjny dla współpracy z zagranicznymi partnerami biznesowymi.

Ograniczenie terytorialne systemu KSeF może również wpływać na konkurencyjność polskich firm w relacjach z zagranicznymi dostawcami, którzy mogą preferować współpracę z krajami niewymagającymi dostosowania do lokalnych systemów elektronicznego fakturowania.

Ministerstwo Finansów będzie musiało opracować szczegółowe wytyczne dotyczące postępowania w przypadku transakcji mieszanych, gdzie część kontrahentów podlega obowiązkowi KSeF, a część może korzystać z tradycyjnych form fakturowania.

Funkcjonowanie systemu bez połączenia internetowego

Jednym z najważniejszych wyzwań związanych z wdrażaniem obowiązkowego systemu elektronicznego fakturowania jest zapewnienie ciągłości działania przedsiębiorstw w przypadku problemów technicznych. Ministerstwo Finansów przewidziało rozwiązanie tej kwestii poprzez umożliwienie wystawiania faktur w trybie offline.

System KSeF będzie oferował funkcjonalność offline24, która umożliwi wystawianie faktur bez natychmiastowego połączenia z centralnym systemem ministerialnym. Skorzystanie z tej opcji będzie możliwe z przyczyn leżących po stronie podatnika, pod warunkiem zachowania autentyczności i integralności wystawianych dokumentów.

Ważnym elementem funkcjonowania systemu będzie zachowanie możliwości komunikacji między kontrahentami niezależnie od statusu połączenia z centralnym systemem. Obraz faktury, na przykład w postaci pliku PDF, będzie można przekazać nabywcy tradycyjnymi metodami komunikacji elektronicznej.

To rozwiązanie ma szczególne znaczenie dla przedsiębiorców działających w obszarach o ograniczonej infrastrukturze telekomunikacyjnej lub prowadzących działalność w warunkach, gdzie dostęp do internetu może być okresowo ograniczony.

Tryb offline nie zwalnia jednak przedsiębiorców z obowiązku późniejszego przesłania danych do centralnego systemu KSeF po przywróceniu połączenia internetowego. Ministerstwo będzie musiało opracować szczegółowe procedury dotyczące synchronizacji danych i rozwiązywania ewentualnych konfliktów.

• System offline24 umożliwia wystawianie faktur bez połączenia z internetem
• Zachowanie autentyczności i integralności dokumentów jest obowiązkowe
• Faktury w formacie PDF można przekazywać kontrahentom tradycyjnymi metodami
• Późniejsza synchronizacja z centralnym systemem będzie wymagana
• Rozwiązanie szczególnie ważne dla firm w obszarach o słabej infrastrukturze IT

Nadchodząca reforma akcyzy od samochodów

Równolegle z pracami nad systemem KSeF Ministerstwo Finansów przygotowuje fundamentalną reformę przepisów dotyczących akcyzy od samochodów. Ta zmiana jest elementem szerszego pakietu reform podatkowych realizowanych w ramach Krajowego Planu Odbudowy i ma na celu dostosowanie polskiego systemu podatkowego do wymogów ekologicznych Unii Europejskiej.

Projekt nowelizacji przepisów akcyzowych jest już gotowy, jednak jego publikacja została wstrzymana do czasu zakończenia negocjacji z Komisją Europejską. Te rozmowy mają kluczowe znaczenie dla ostatecznego kształtu reformy i mogą wpłynąć na szczegółowe rozwiązania techniczne.

Nowy system akcyzy od samochodów ma zastąpić obecne zasady, w których wysokość podatku zależy przede wszystkim od wartości pojazdu. W zamian zostanie wprowadzony mechanizm uwzględniający poziom emisji spalin oraz wiek pojazdu, co ma zachęcać do wyboru bardziej ekologicznych środków transportu.

Ta reforma nie jest pierwszą próbą zmiany systemu akcyzy od samochodów w Polsce. Podobne rozwiązania były już rozważane w latach 2016-2017, jednak ostatecznie zdecydowano się z nich zrezygnować z powodu sprzeciwu różnych grup interesu i obaw o wpływ na rynek motoryzacyjny.

Obecna propozycja reformy jest jednak realizowana w innym kontekście - jako element zobowiązań Polski wobec Unii Europejskiej w ramach Krajowego Planu Odbudowy, co znacznie zwiększa prawdopodobieństwo jej wdrożenia.

1. Analiza obecnych stawek akcyzy i ich wpływu na budżet państwa
2. Opracowanie nowych kryteriów opartych na emisji spalin i wieku pojazdu
3. Przeprowadzenie konsultacji z branżą motoryzacyjną i organizacjami konsumenckimi
4. Negocjacje z Komisją Europejską w sprawie zgodności z prawem unijnym
5. Przygotowanie systemu informatycznego do obsługi nowych przepisów
6. Wdrożenie przepisów przejściowych dla pojazdów już zarejestrowanych

Polska w europejskim trendzie cyfryzacji podatkowej

Wprowadzenie obowiązkowego elektronicznego fakturowania w Polsce stanowi element znacznie szerszego procesu transformacji cyfrowej systemów podatkowych w całej Unii Europejskiej. Inicjatywa ta jest częścią unijnego planu VIDA (VAT in the Digital Age), którego głównym celem jest uszczelnienie systemu podatkowego i zwiększenie efektywności rozliczeń VAT w całej wspólnocie.

Polska dołącza tym samym do grona państw członkowskich, które już wdrożyły lub są w trakcie implementacji podobnych rozwiązań cyfrowych. Włochy były pionierem w tej dziedzinie, wprowadzając obowiązkowe e-fakturowanie już kilka lat temu, a ich doświadczenia służą jako punkt odniesienia dla innych krajów europejskich.

Francja również realizuje ambitny program cyfryzacji swojego systemu podatkowego, wprowadzając stopniowo obowiązek elektronicznego fakturowania dla różnych sektorów gospodarki. Doświadczenia francuskie są szczególnie cenne ze względu na podobieństwa w strukturze gospodarczej i wielkości rynku.

Nowy system ma nie tylko usprawnić funkcjonowanie administracji podatkowej poprzez automatyzację procesów kontrolnych i analitycznych, ale również znacząco ułatwić przedsiębiorcom funkcjonowanie w zintegrowanym, cyfrowym środowisku podatkowym całej Unii Europejskiej.

Cyfryzacja systemów podatkowych w skali europejskiej ma również wymiar konkurencyjny - kraje, które szybciej i skuteczniej wdrożą nowoczesne rozwiązania technologiczne, będą mogły oferować swoim przedsiębiorcom lepsze warunki prowadzenia działalności gospodarczej i większą atrakcyjność inwestycyjną.

Przykład międzynarodowy: Włoska firma eksportująca towary do Polski będzie mogła nadal wystawiać faktury w formie papierowej, podczas gdy polska firma importująca te towary będzie musiała wszystkie swoje faktury krajowe wystawiać przez system KSeF.

Przygotowania przedsiębiorców do zmian

Wdrażanie Krajowego Systemu e-Faktur wymaga od przedsiębiorców przeprowadzenia szeregu przygotowań organizacyjnych, technicznych i prawnych. Sukces całego procesu w dużej mierze zależy od tego, jak skutecznie firmy dostosują swoje wewnętrzne procesy do nowych wymogów technologicznych i regulacyjnych.

Pierwszym krokiem w przygotowaniach powinno być przeprowadzenie audytu obecnych procesów fakturowania i identyfikacja obszarów wymagających modyfikacji. Przedsiębiorcy muszą przeanalizować swoje dotychczasowe systemy księgowe pod kątem kompatybilności z wymaganiami KSeF oraz określić zakres niezbędnych inwestycji w infrastrukturę IT.

Kluczowym elementem przygotowań jest również szkolenie pracowników, szczególnie tych odpowiedzialnych za księgowość i obsługę klientów. Personel musi zostać zapoznany z nowymi procedurami, interfejsami systemu oraz zasadami postępowania w sytuacjach nietypowych, takich jak problemy techniczne czy konieczność korzystania z trybu offline.

Szczególną uwagę należy zwrócić na kwestie bezpieczeństwa danych i ochrony informacji poufnych. System KSeF będzie przetwarzał wrażliwe dane finansowe przedsiębiorstw, dlatego niezbędne jest wdrożenie odpowiednich zabezpieczeń technicznych i organizacyjnych zgodnych z wymogami RODO.

Przedsiębiorcy powinni również przygotować procedury awaryjne na wypadek problemów technicznych z systemem centralnym lub własną infrastrukturą IT. Znajomość zasad funkcjonowania trybu offline i umiejętność szybkiego przełączania między różnymi trybami pracy będą kluczowe dla zachowania ciągłości biznesowej.

Wpływ zmian na różne sektory gospodarki

Wprowadzenie obowiązkowego systemu elektronicznego fakturowania będzie miało różny wpływ na poszczególne sektory polskiej gospodarki. Niektóre branże, które już wcześniej zainwestowały w nowoczesne systemy informatyczne, będą mogły stosunkowo łatwo dostosować się do nowych wymogów, podczas gdy inne będą musiały przeprowadzić znaczące modernizacje swoich procesów biznesowych.

Sektor usług finansowych i bankowość, które od lat inwestują w cyfryzację swoich procesów, prawdopodobnie najszybciej dostosują się do wymogów KSeF. Te branże dysponują już zaawansowaną infrastrukturą IT oraz doświadczonym personelem technicznym, co znacznie ułatwi proces wdrażania nowego systemu.

Handel detaliczny i e-commerce również powinny stosunkowo łatwo przystosować się do nowych wymogów, szczególnie te firmy, które już korzystają z nowoczesnych systemów POS i platform sprzedażowych. Dla tego sektora elektroniczne fakturowanie może nawet przynieść dodatkowe korzyści w postaci lepszej integracji procesów sprzedażowych z księgowością.

Większe wyzwania mogą stanąć przed tradycyjnymi branżami, takimi jak budownictwo, rolnictwo czy drobna wytwórczość, które często charakteryzują się niższym poziomem cyfryzacji procesów biznesowych. Te sektory będą prawdopodobnie potrzebować większego wsparcia w zakresie wdrażania nowych technologii oraz szkoleń dla personelu.

Szczególną grupę stanowią mikroprzedsiębiorcy, którzy często prowadzą działalność w oparciu o tradycyjne metody dokumentowania transakcji. Dla tej grupy przedłużony okres wdrażania do stycznia 2027 roku może okazać się niewystarczający, jeśli nie otrzymają odpowiedniego wsparcia technicznego i organizacyjnego.

Najczęstsze pytania

System KSeF będzie wdrażany etapowo od 2026 roku. Największe firmy z obrotem powyżej 200 milionów złotych rozpoczną od 1 lutego 2026 roku, pozostali przedsiębiorcy od 1 kwietnia 2026 roku, a mikroprzedsiębiorcy z obrotami poniżej 10 tysięcy złotych miesięcznie od 1 stycznia 2027 roku. Odbiór faktur z systemu będzie obowiązkowy dla wszystkich od 1 lutego 2026 roku.

Nie, obowiązek korzystania z KSeF dotyczy wyłącznie podmiotów posiadających siedzibę lub stałe miejsce prowadzenia działalności w Polsce. Zagraniczni kontrahenci nadal będą mogli wystawiać faktury w formie papierowej, pod warunkiem zgodności z przepisami obowiązującymi w ich kraju.

System KSeF umożliwi wystawianie faktur w trybie offline24 bez natychmiastowego połączenia z centralnym systemem. Warunkiem będzie zachowanie autentyczności i integralności dokumentów. Faktury w formacie PDF będzie można przekazywać kontrahentom, a później zsynchronizować dane z systemem centralnym.

W okresie przejściowym do końca 2026 roku Ministerstwo Finansów odroczył kary za błędy popełnione w ramach fakturowania przez KSeF. Odroczony został również obowiązek podawania numeru KSeF w tytułach przelewów za wystawione e-faktury. Ma to umożliwić przedsiębiorcom naukę obsługi systemu.

Podstawowy termin zwrotu VAT zostanie skrócony z obecnych 60 do 40 dni. Ta zmiana ma spowodować poprawę płynności finansowej przedsiębiorstw, szczególnie tych prowadzących działalność eksportową lub inwestycyjną, gdzie zwroty VAT stanowią istotny element zarządzania gotówką.

Tak, Ministerstwo Finansów przygotowuje reformę akcyzy od samochodów w ramach Krajowego Planu Odbudowy. Nowy system ma uwzględniać poziom emisji spalin i wiek pojazdu zamiast jego wartości. Projekt jest gotowy, ale zostanie opublikowany po zakończeniu negocjacji z Komisją Europejską.

W okresie przejściowym do końca 2026 roku przedsiębiorcy zachowają możliwość wystawiania faktur za pomocą tradycyjnych kas rejestrujących. To rozwiązanie ma szczególne znaczenie dla małych przedsiębiorstw, które potrzebują więcej czasu na dostosowanie swoich procesów do nowych wymogów technologicznych.