KSeF - obowiązki biur rachunkowych w systemie e-faktur

Krajowy System e-Faktur to rewolucyjne rozwiązanie, które od stycznia 2022 roku zmienia sposób wystawiania i obiegu faktur w Polsce. System ten wprowadza nowe możliwości dla przedsiębiorców i biur rachunkowych, ale jednocześnie nakłada na nie dodatkowe obowiązki i wymaga dostosowania dotychczasowych procesów księgowych.

KSeF umożliwia wystawianie tak zwanych faktur ustrukturyzowanych, które są przetwarzane przez platformę rządową i otrzymują unikalny numer identyfikacyjny. Głównym celem wprowadzenia tego systemu jest uszczelnienie systemu podatkowego poprzez zwiększenie kontroli nad obiegiem faktur między przedsibiorcami. Dla biur rachunkowych oznacza to konieczność poznania nowych procedur i dostosowania swoich usług do wymagań systemu.

Biura rachunkowe muszą przygotować się na zmiany, które przyniesie obowiązkowe wdrożenie KSeF. Chociaż obecnie korzystanie z systemu jest dobrowolne, planowane terminy wprowadzenia obowiązku wymagają już teraz odpowiedniego przygotowania i zrozumienia nowych procesów.

Podstawowe zasady funkcjonowania KSeF

Krajowy System e-Faktur opiera się na prostym, ale skutecznym mechanizmie wymiany dokumentów między przedsiębiorcami. Proces rozpoczyna się od utworzenia faktury w systemie do fakturowania, który musi posiadać odpowiednią integrację z platformą rządową. Następnie dokument jest przesyłany do KSeF, gdzie podlega przetworzeniu i weryfikacji.

Po pomyślnym przetworzeniu przez system, faktura otrzymuje status dokumentu wystawionego i zostaje udostępniona nabywcy na jego koncie w KSeF. Nabywca może następnie pobrać fakturę ze swojego konta i zaimportować ją do własnych systemów księgowych. Cały proces odbywa się elektronicznie, co znacznie usprawnia obieg dokumentów i eliminuje konieczność fizycznego przekazywania faktur.

Dla biur rachunkowych ten mechanizm oznacza możliwość automatycznego pobierania faktur kosztowych swoich klientów bezpośrednio z platformy rządowej. Eliminuje to konieczność oczekiwania na dostarczenie dokumentów przez klientów i pozwala na prowadzenie księgowości na bieżąco. Wymaga to jednak odpowiednich uprawnień nadanych przez klienta oraz znajomości procedur pobierania dokumentów z systemu.

Biura muszą również przygotować się na wystawianie własnych faktur za usługi księgowe w formie ustrukturyzowanej. Oznacza to konieczność posiadania systemu do fakturowania zintegrowanego z KSeF lub korzystania z bezpłatnych narzędzi udostępnianych przez Ministerstwo Finansów.

Harmonogram wdrażania obowiązkowego KSeF

Obowiązkowe korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur będzie wprowadzane etapami, co pozwoli przedsiębiorcom i biurom rachunkowym na stopniowe dostosowanie się do nowych wymagań. Pierwotnie planowane terminy ulegały kilkukrotnym przesunięciom, co świadczy o złożoności całego procesu i potrzebie odpowiedniego przygotowania wszystkich uczestników rynku.

1. Od 1 lutego 2026 roku obowiązek obejmie podmioty duże, które w 2024 roku przekroczyły 200 milionów złotych obrotów
2. Od 1 kwietnia 2026 roku system stanie się obowiązkowy dla wszystkich pozostałych podmiotów
3. Od 1 stycznia 2027 roku obowiązek rozszerzy się na podmioty o najniższych obrotach, których łączna wartość sprzedaży nie przekracza 10 tysięcy złotych brutto miesięcznie

Mimo że obowiązkowe korzystanie z systemu jest jeszcze odległe, biura rachunkowe powinny już teraz rozpocząć przygotowania. Dobrowolne korzystanie z KSeF pozwala na poznanie systemu, przetestowanie procedur i wyrobienie odpowiednich nawyków przed wprowadzeniem obowiązku. Klienci biur rachunkowych również mogą już teraz zdecydować się na dobrowolne przejście na faktury ustrukturyzowane.

Warto zauważyć, że równolegle z fakturami ustrukturyzowanymi w obrocie gospodarczym nadal funkcjonują faktury papierowe i tradycyjne faktury elektroniczne. Ustawodawca wyraźnie rozróżnia te trzy formy dokumentowania transakcji, definiując każdą z nich w odrębnych przepisach ustawy o VAT.

Rodzaje faktur według ustawy o VAT

Ustawa o VAT wprowadza precyzyjne definicje trzech rodzajów faktur, co ma fundamentalne znaczenie dla zrozumienia miejsca faktur ustrukturyzowanych w systemie prawnym. Każda z tych form ma swoje specyficzne cechy i zastosowanie w obrocie gospodarczym.

Faktura w rozumieniu ustawy to dokument w formie papierowej lub elektronicznej zawierający dane wymagane przepisami. Jest to najszersza definicja obejmująca wszystkie dopuszczalne formy fakturowania. Faktura elektroniczna to z kolei dokument w formie elektronicznej wystawiony i otrzymany w dowolnym formacie elektronicznym, co oznacza dużą elastyczność w sposobie jego tworzenia i przekazywania.

Dla biur rachunkowych istotne jest zrozumienie, że faktury ustrukturyzowane nie zastępują całkowicie innych form fakturowania, ale stanowią dodatkową możliwość. Klienci mogą wybierać między różnymi formami w zależności od swoich potrzeb i preferencji kontrahentów, przynajmniej do momentu wprowadzenia obowiązkowego KSeF.

Warunki dobrowolnego korzystania z KSeF

Obecny okres dobrowolnego korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur stwarza możliwość poznania systemu bez presji obowiązku prawnego. Jednak nawet w tym okresie obowiązują określone zasady, które mają znaczenie dla biur rachunkowych i ich klientów.

Kluczową zasadą jest wymóg wyrażenia zgody przez nabywcę na otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych. Zgodnie z przepisami ustawy o VAT, nabywca musi wyrazić zgodę na tę formę przekazywania faktur. Bez takiej zgody sprzedawca nie może jednostronnie zdecydować o przejściu na faktury ustrukturyzowane.

W przypadku braku zgody nabywcy, faktura ustrukturyzowana może być dostarczana w dowolny sposób, włącznie z wydrukowaniem i przekazaniem w formie papierowej. Oznacza to, że system KSeF nie ogranicza możliwości współpracy z kontrahentami, którzy nie są gotowi na przejście na nową formę fakturowania.

Faktury ustrukturyzowane przyjmują format XML zgodny ze strukturą logiczną e-Faktury opublikowaną w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych na platformie ePUAP. Mimo technicznego formatu XML, wizualizacja faktury pozostaje identyczna z dotychczas wystawianymi fakturami papierowymi, co ułatwia przejście na nowy system.

Dla biur rachunkowych istotne jest, że jeżeli klient zdecyduje się na dobrowolne korzystanie z KSeF i wyrazi zgodę na przyjmowanie faktur w takiej formie, warto rozbudować umowę o świadczenie usług księgowych. Umowa powinna precyzyjnie określać sposób przekazywania faktur kosztowych i obowiązki stron w zakresie korzystania z systemu.

Uprawnienia w systemie KSeF

System uprawnień w KSeF jest kluczowym elementem umożliwiającym biurom rachunkowym świadczenie usług dla swoich klientów. Ustawa o VAT precyzyjnie określa, kto może korzystać z systemu i na jakich zasadach można nadawać uprawnienia innym podmiotom.

Z systemu KSeF może korzystać przede wszystkim sam podatnik, ale również podmioty przez niego wskazane, w tym biura rachunkowe. Dodatkowo dostęp mają organy egzekucyjne oraz osoby fizyczne przez nie wskazane, a także osoby fizyczne wskazane w zawiadomieniu o nadaniu uprawnień, którym podatnik nadał odpowiednie uprawnienia.

Przedsiębiorca może również wskazać inne podmioty niż wymienione powyżej, jeżeli prawo to wynika z uprawnień nadanych osobom fizycznym korzystającym z KSeF. Ten rozbudowany system uprawnień pozwala na elastyczne zarządzanie dostępem do systemu w zależności od potrzeb organizacji.

Wśród uprawnień, jakie mogą zostać nadane biuru rachunkowemu, znajdują się między innymi:

• Nadawanie, zmiana lub odbieranie uprawnień do korzystania z KSeF
• Wystawianie faktur ustrukturyzowanych w systemie
• Pobieranie faktur kosztowych z platformy
• Zarządzanie kontami klientów w zakresie fakturowania
• Importowanie danych do systemów księgowych

Proces nadawania uprawnień różni się w zależności od rodzaju podatnika. Osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą mają automatycznie przypisane pierwotne uprawnienia właścicielskie i mogą korzystać z systemu oraz zarządzać uprawnieniami, autoryzując się podpisem zaufanym lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Procedury uzyskiwania dostępu dla biur rachunkowych

Podatnicy niebędący osobami fizycznymi, którzy posiadają elektroniczną pieczęć kwalifikowaną zawierającą NIP, mogą korzystać z KSeF na podstawie pierwotnych uprawnień właścicielskich bez konieczności zgłaszania w urzędzie skarbowym. To znaczne uproszczenie procedury dla większych przedsiębiorstw posiadających odpowiednie certyfikaty elektroniczne.

W pozostałych przypadkach podatnik niebędący osobą fizyczną oraz organ egzekucyjny musi za pośrednictwem zawiadomienia ZAW-FA wskazać osobę fizyczną uprawnioną do korzystania z KSeF. Osoba ta otrzymuje możliwość nadawania dalszych uprawnień drogą elektroniczną w ramach systemu, co ułatwia zarządzanie dostępem.

Oznacza to praktycznie, że gdy klientem biura rachunkowego jest spółka z ograniczoną odpowiedzialnością lub spółka akcyjna, uprawnienie dla biura rachunkowego należy nadać poprzez zawiadomienie ZAW-FA. Procedura ta wymaga współpracy między klientem a biurem rachunkowym już na etapie przygotowania dokumentów.

Spółka z o.o. prowadząca działalność handlową chce nadać uprawnienia swojemu biuru rachunkowemu do pobierania faktur kosztowych z KSeF. Najpierw musi złożyć zawiadomienie ZAW-FA wskazując osobę uprawnioną ze swojej firmy, a następnie ta osoba może elektronicznie nadać uprawnienia wybranemu pracownikowi biura rachunkowego.

Biura rachunkowe powinny przygotować się na obsługę różnych procedur nadawania uprawnień w zależności od formy prawnej swoich klientów. Wymaga to znajomości przepisów oraz umiejętności doradzania klientom w zakresie wyboru odpowiedniej procedury.

Dostęp do KSeF dla biura rachunkowego zdecydowanie usprawni obieg dokumentów między klientem a biurem. Eliminuje to konieczność dostarczania dokumentów w wersji papierowej lub przesyłania ich w wiadomościach elektronicznych, co często powoduje opóźnienia w prowadzeniu księgowości.

Korzyści z integracji KSeF w pracy biura rachunkowego

Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur w biurze rachunkowym przynosi szereg wymiernych korzyści, które znacząco usprawniają codzienną pracę księgowych i poprawiają jakość świadczonych usług. Najważniejszą zaletą jest eliminacja problemów związanych z opóźnieniami w dostarczaniu dokumentów przez klientów.

Tradycyjnie biura rachunkowe muszą czekać na dostarczenie faktur kosztowych przez klientów, co często następuje z opóźnieniem lub w niekompletnej formie. System KSeF pozwala na automatyczne pobieranie faktur bezpośrednio z platformy rządowej, co umożliwia prowadzenie księgowości na bieżąco, a nie dopiero po zakończonym miesiącu.

Ujednolicona struktura faktury ustrukturyzowanej w formacie XML znacznie ułatwia automatyczne przetwarzanie dokumentów. Nowoczesne systemy księgowe potrafią automatycznie odczytywać dane z takich faktur, co ogranicza pracę księgowego do weryfikacji wczytanych informacji zamiast manualnego wprowadzania wszystkich danych.

W umowie o świadczenie usług księgowych warto zawrzeć informację, że klient zobowiązuje się nadać uprawnienia dla wskazanego pracownika biura rachunkowego do pobierania faktur kosztowych z KSeF. Dodatkowo umowa powinna określać, że biuro rachunkowe będzie pobierać faktury do wskazanego dnia miesiąca za miesiąc poprzedni.

Takie zapisy umowne pozwalają biuru na lepsze planowanie pracy i gwarantują dostęp do dokumentów w odpowiednim czasie. Klienci nie mogą już opóźniać dostarczania dokumentów, ponieważ faktury są automatycznie dostępne w systemie natychmiast po ich wystawieniu przez kontrahentów.

Zarządzanie uprawnieniami w systemie

Biuro rachunkowe, które posiada w KSeF uprawnienia do nadawania uprawnień, może samodzielnie zarządzać dostępem swoich pracowników do systemu. Pozwala to na elastyczne przydzielanie uprawnień w zależności od zakresu obowiązków poszczególnych księgowych i specyfiki obsługiwanych klientów.

Proces nadawania uprawnień pracownikom obejmuje wypełnienie danych osobowych pracownika oraz wybór konkretnych uprawnień, które szef biura chce nadać. Można na przykład upoważnić jednych pracowników tylko do pobierania faktur, a innych dodatkowo do wystawiania faktur ustrukturyzowanych.

Import faktur kosztowych z systemu wymaga przejścia do odpowiedniej sekcji systemu księgowego i wyboru opcji importu z KSeF. Użytkownik może wskazać zakres dat, z którego chce zaimportować dokumenty, co pozwala na elastyczne zarządzanie procesem księgowania.

System automatycznie pobiera wszystkie faktury dostępne dla danego klienta w wybranym okresie i importuje je do systemu księgowego. Księgowy może następnie przejrzeć zaimportowane dokumenty, zweryfikować automatycznie wprowadzone dane i zaakceptować księgowania.

Wyzwania związane z pobieraniem faktur bez weryfikacji

Mimo licznych korzyści, jakie przynosi automatyczne pobieranie faktur z KSeF, system ten niesie również pewne ryzyka, na które biura rachunkowe musz być przygotowane. Głównym problemem jest brak możliwości weryfikacji faktur przez klienta przed ich zaksięgowaniem przez biuro rachunkowe.

Faktury pobierane z KSeF nie są wcześniej weryfikowane przez podatnika, co oznacza, że mogą zawierać błędy lub dotyczyć transakcji niezwiązanych z prowadzoną działalnością gospodarczą. Dodatkowo na fakturze nie znajdują się informacje z załączników i specyfikacji, co przy usługach złożonych może prowadzić do nieprawidłowego rozliczenia.

Faktura poza funkcjami czysto fiskalnymi stanowi ważny nośnik informacji, w tym informacji o terminie płatności, warunkach dostaw czy szczegółach świadczonych usług. Automatyczne pobieranie faktur może prowadzić do utraty części tych informacji, jeśli nie są one zawarte w strukturze XML faktury ustrukturyzowanej.

Aby zminimalizować ryzyko błędów, klienci muszą pilnować, aby faktury kosztowe wystawiane na ich dane firmowe dotyczyły wyłącznie zakupów związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej. Wymaga to większej dyscypliny w zarządzaniu zakupami i komunikacji z kontrahentami.

Umowa o usługi księgowe powinna zawierać klauzulę, w której przedsiębiorca oświadcza, że wszystkie faktury znajdujące się w KSeF dotyczą prowadzonej działalności gospodarczej. Taka klauzula przenosi odpowiedzialność za weryfikację merytoryczną faktur na klienta biura rachunkowego.

Przygotowanie biura rachunkowego do obowiązkowego KSeF

Wprowadzenie obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur wymaga od biur rachunkowych kompleksowego przygotowania obejmującego zarówno aspekty techniczne, jak i organizacyjne. Biura muszą zadbać o odpowiednie narzędzia informatyczne, przeszkolenie pracowników oraz dostosowanie procedur obsługi klientów.

Pierwszym krokiem jest zapewnienie, aby systemy księgowe używane przez biuro posiadały integrację z KSeF. Dotyczy to zarówno funkcjonalności pobierania faktur kosztowych, jak i wystawiania faktur za usługi księgowe. Biura muszą również przygotować się na obsługę klientów korzystających z różnych systemów do fakturowania.

Pracownicy biura rachunkowego muszą poznać zasady funkcjonowania KSeF, procedury nadawania uprawnień oraz sposoby rozwiązywania problemów technicznych. Wymaga to zorganizowania szkoleń i przygotowania wewnętrznych instrukcji postępowania.

Biura powinny również przygotować się na zwiększone zapotrzebowanie na doradztwo w zakresie KSeF ze strony swoich klientów. Przedsiębiorcy będą potrzebować pomocy w wyborze odpowiednich systemów do fakturowania, nadawaniu uprawnień oraz dostosowaniu swoich procesów biznesowych do wymagań systemu.

Istotne jest również przygotowanie nowych wzorów umów o świadczenie usług księgowych, które będą uwzględniać specyfikę pracy z KSeF. Umowy powinny precyzyjnie określać obowiązki stron w zakresie nadawania uprawnień, terminów pobierania faktur oraz odpowiedzialności za weryfikację dokumentów.

Wpływ KSeF na relacje z klientami biura rachunkowego

Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur znacząco zmieni sposób współpracy między biurami rachunkowymi a ich klientami. Zmiany te będą miały zarówno pozytywne, jak i negatywne aspekty, które należy odpowiednio zaadresować w procesie przygotowania do obowiązkowego wdrożenia systemu.

Pozytywnym aspektem będzie eliminacja problemów z opóźnieniami w dostarczaniu dokumentów przez klientów. Biura nie będą już musiały przypominać o przekazaniu faktur kosztowych ani czekać na ich dostarczenie w ostatnich dniach miesiąca. Faktury będą dostępne automatycznie natychmiast po ich wystawieniu przez kontrahentów.

Z drugiej strony, biura będą musiały przejąć większą odpowiedzialność za weryfikację merytoryczną pobieranych faktur. Dotychczas klienci naturalnie filtrowali dokumenty, przekazując do biura tylko te faktury, które rzeczywiście dotyczyły prowadzonej działalności. W systemie KSeF wszystkie faktury wystawione na dane firmowe będą automatycznie dostępne.

Klienci będą potrzebować więcej wsparcia i doradztwa w zakresie korzystania z KSeF. Biura rachunkowe mogą wykorzystać tę sytuację do rozszerzenia zakresu świadczonych usług i zwiększenia swojej wartości dla klientów poprzez kompleksowe wsparcie w procesie digitalizacji fakturowania.

Komunikacja z klientami będzie wymagała większej precyzji w określaniu zasad współpracy. Umowy muszą jasno definiować obowiązki stron, terminy wykonywania czynności oraz procedury postępowania w przypadku problemów technicznych lub merytorycznych.

Najczęstsze pytania

Tak, biuro rachunkowe powinno zapewnić swoim klientom dostęp do systemu posiadającego integrację z KSeF. Dotyczy to zarówno możliwości wystawiania faktur ustrukturyzowanych przez klientów, jak i pobierania faktur kosztowych przez biuro. Alternatywnie można korzystać z bezpłatnych narzędzi udostępnianych przez Ministerstwo Finansów.

Obowiązkowe korzystanie z KSeF będzie wprowadzane etapami. Podmioty duże z obrotami powyżej 200 milionów złotych będą objęte obowiązkiem od 1 lutego 2026 roku. Wszystkie pozostałe podmioty od 1 kwietnia 2026 roku, a najmniejsze firmy z obrotami do 10 tysięcy złotych miesięcznie od 1 stycznia 2027 roku.

Sposób nadawania uprawnień zależy od formy prawnej klienta. Osoby fizyczne mogą to zrobić bezpośrednio w systemie używając podpisu zaufanego. Spółki kapitałowe muszą najpierw złożyć zawiadomienie ZAW-FA wskazując osobę uprawnioną, która następnie może nadać uprawnienia biuru rachunkowemu.

Faktury pobrane z KSeF nie są automatycznie weryfikowane przez klienta przed zaksięgowaniem. Biuro rachunkowe powinno wdrożyć procedury kontrolne, a umowa z klientem powinna zawierać klauzulę, że wszystkie faktury w systemie dotyczą prowadzonej działalności gospodarczej.

Biuro rachunkowe może otrzymać różne uprawnienia w zależności od potrzeb, w tym pobieranie faktur kosztowych, wystawianie faktur ustrukturyzowanych oraz zarządzanie uprawnieniami innych użytkowników. Uprawnienia są nadawane dla konkretnych osób fizycznych, zazwyczaj szefa biura lub głównego księgowego.

Po wprowadzeniu obowiązkowego KSeF faktury między podatnikami VAT będą musiały być wystawiane jako faktury ustrukturyzowane. Tradycyjne faktury papierowe będą mogły być używane tylko w ograniczonym zakresie, głównie w transakcjach z konsumentami końcowymi lub podmiotami zwolnionymi z VAT.