
Procedura SME - zwolnienie z VAT dla polskich firm w UE
Procedura SME umożliwia polskim firmom zwolnienie z VAT w innych krajach UE. Poznaj warunki, limity i zasady rejestracji.
Zespół Wzrost Firmy
Redakcja Biznesowa
Spis treści
Procedura SME (Small and Medium Enterprises) to rewolucyjne rozwiązanie, które od 2025 roku umożliwia polskim przedsiębiorcom korzystanie ze zwolnienia z VAT w innych krajach Unii Europejskiej. Ta innowacyjna regulacja otwiera nowe możliwości dla małych i średnich firm, pozwalając im na ekspansję na rynki europejskie bez konieczności rejestracji VAT w każdym kraju osobno.
Dzięki implementacji dyrektywy Rady UE 2020/285, polscy podatnicy mogą teraz prowadzić sprzedaż w wybranych krajach UE, korzystając ze zwolnienia podmiotowego z VAT na podobnych zasadach jak w Polsce. To znaczące ułatwienie dla przedsiębiorców, którzy dotychczas musieli mierzyć się z skomplikowanymi procedurami rejestracją VAT w każdym kraju docelowym.
Podstawy prawne procedury SME
Dyrektywa Rady UE 2020/285 z dnia 18 lutego 2020 roku stanowi fundament prawny dla procedury SME w całej Unii Europejskiej. Dokument ten zmieniał dyrektywę 2006/112/WE w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej, wprowadzając szczególną procedurę dla małych przedsiębiorstw oraz modyfikując rozporządzenie nr 904/2010 dotyczące współpracy administracyjnej.
Kluczowym aspektem tej dyrektywy jest jej dobrowolny charakter implementacji przez poszczególne państwa członkowskie. Oznacza to, że każdy kraj UE może samodzielnie zdecydować, czy wprowadzi procedurę SME na swoim terytorium, a także w jaki sposób ukształtuje szczegółowe regulacje dotyczące tego zwolnienia.
Polska zdecydowała się na pełną implementację procedury SME, wprowadzając odpowiednie przepisy w ustawie o VAT. Artykuł 113a reguluje sytuację zagranicznych podatników UE, którzy chcą korzystać ze zwolnienia z VAT w Polsce, podczas gdy artykuł 113b dotyczy polskich podatników zamierzających skorzystać ze zwolnienia w innych krajach UE.
Implementacja procedury SME w Polsce została przeprowadzona z uwzględnieniem specyfiki polskiego systemu podatkowego. Polscy prawodawcy zadbali o to, aby nowe regulacje były spójne z już istniejącymi przepisami dotyczącymi zwolnienia podmiotowego z VAT, jednocześnie uwzględniając wymogi unijne i potrzeby polskich przedsiębiorców.
Warunki korzystania z procedury SME dla polskich podatników
Polscy przedsiębiorcy mogą skorzystać z procedury SME pod warunkiem spełnienia szeregu precyzyjnie określonych kryteriów. Podstawowym wymogiem jest posiadanie siedziby działalności gospodarczej na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, przy jednoczesnym braku siedziby działalności w kraju UE, w którym podatnik zamierza korzystać ze zwolnienia z VAT.
Najważniejszym ograniczeniem finansowym jest roczny limit obrotu wynoszący 100 000 euro na całym terytorium Unii Europejskiej, z wyłączeniem kwoty podatku VAT. Ten limit obejmuje łączną wartość sprzedaży we wszystkich krajach UE, w których podatnik prowadzi działalność gospodarczą, co wymaga precyzyjnego monitorowania obrotów przez przedsiębiorców.
Kluczowym warunkiem jest również to, aby kraj UE, do którego polski podatnik chce kierować sprzedaż, wprowadził na swoim terytorium procedurę SME. Nie wszystkie państwa członkowskie zdecydowały się na implementację tych regulacji, co ogranicza możliwości korzystania z procedury do wybranych krajów europejskich.
- Posiadanie siedziby działalności gospodarczej na terytorium RP
- Brak siedziby działalności w docelowym kraju UE
- Nieprzekroczenie rocznego limitu 100 000 euro obrotu w całej UE
- Implementacja procedury SME w docelowym kraju UE
- Spełnienie warunków zwolnienia określonych przez docelowy kraj UE
Ze zwolnienia z VAT w ramach procedury SME mogą korzystać zarówno polscy czynni podatnicy VAT, jak i przedsiębiorcy zwolnieni z VAT w Polsce. Ta uniwersalność procedury znacznie rozszerza krąg potencjalnych beneficjentów, umożliwiając nawet najmniejszym firmom ekspansję na rynki europejskie.
Różnice w implementacji procedury SME w krajach UE
Dobrowolny charakter implementacji dyrektywy 2020/285 prowadzi do znaczących różnic w sposobie funkcjonowania procedury SME w poszczególnych krajach Unii Europejskiej. Każde państwo członkowskie może samodzielnie kształtować szczegółowe regulacje, co tworzy mozaikę różnych rozwiązań prawnych i praktycznych.
Progi krajowe zwolnienia podmiotowego z VAT różnią się znacząco między krajami. W Polsce wynosi on 200 000 złotych, podczas gdy w Niemczech limit to 25 000 euro, w Austrii 55 000 euro, w Słowenii 60 000 euro, a w Estonii 40 000 euro. Te różnice mają bezpośredni wpływ na możliwości korzystania z procedury SME przez polskich przedsiębiorców.
Okresy karencji również są różnie regulowane w poszczególnych krajach. Niemcy nie stosują okresu przejściowego w przypadku przekroczenia limitu obrotu, podczas gdy Czechy wprowadzają taki okres przejściowy. Austria stosuje elastyczne podejście, pozwalając na kontynuację zwolnienia do końca roku kalendarzowego, jeżeli krajowy próg zostanie przekroczony o nie więcej niż 10 procent.
Kraj | Próg zwolnienia | Okres przejściowy | Specjalne wyłączenia |
---|---|---|---|
Niemcy | 25 000 EUR | Brak | Standardowe wyłączenia UE |
Austria | 55 000 EUR | Tak, przy przekroczeniu do 10% | Standardowe wyłączenia UE |
Słowenia | 60 000 EUR | Według regulacji krajowych | Standardowe wyłączenia UE |
Estonia | 40 000 EUR | Według regulacji krajowych | Standardowe wyłączenia UE |
Różnice w regulacjach krajowych dotyczą również obowiązków formalnych podatników. Niektóre kraje mogą wymagać dodatkowej dokumentacji, inne wprowadzają uproszczenia proceduralne. Te różnice wymagają od polskich przedsiębiorców dokładnego zapoznania się z regulacjami każdego docelowego kraju przed rozpoczęciem korzystania z procedury SME.
Limity i progi w procedurze SME
System limitów w procedurze SME opiera się na dwupoziomowej strukturze kontroli obrotów. Pierwszy poziom stanowi roczny limit całkowitego obrotu w Unii Europejskiej wynoszący 100 000 euro, który obejmuje łączną wartość sprzedaży we wszystkich krajach UE z wyłączeniem kwoty podatku VAT.
Drugi poziom to krajowe limity zwolnienia podmiotowego z VAT w poszczególnych państwach członkowskich. Polski podatnik musi przestrzegać zarówno ogólnego limitu unijnego, jak i specyficznych limitów krajowych w każdym państwie, w którym prowadzi sprzedaż w ramach procedury SME.
Do rocznego limitu 100 000 euro zaliczane są różnorodne kategorie transakcji, zgodnie z artykułem 288 dyrektywy unijnej. Obejmują one wartość dostaw towarów i świadczenia usług, które byłyby opodatkowane gdyby zostały dokonane przez podatnika nieobjętego zwolnieniem z VAT w ramach procedury SME.
- Wewnątrzwspólnotowe dostawy towarów zwolnione z VAT
- Transakcje zwolnione z prawem do odliczenia VAT z poprzedniego etapu
- Transakcje zwolnione dotyczące eksportu towarów i transportu międzynarodowego
- Usługi świadczone w ramach stosunków dyplomatycznych i konsularnych
- Dostawy złota do banków centralnych oraz usługi pośredników
Z rocznego limitu 100 000 euro wyłączona jest sprzedaż materialnych i niematerialnych dóbr inwestycyjnych będących własnością podatnika. To wyłączenie ma na celu uniknięcie sytuacji, w których jednorazowa sprzedaż majątku trwałego mogłaby uniemożliwić korzystanie z procedury SME w działalności operacyjnej.
Praktyczne przykłady stosowania limitów
Zrozumienie mechanizmu działania limitów w procedurze SME najlepiej ilustrują konkretne przykłady praktycznego zastosowania. Pierwszy scenariusz dotyczy polskiego podatnika zwolnionego z VAT, który w okresie od stycznia do czerwca 2025 roku uzyskał sprzedaż krajową w wysokości 230 000 złotych, co stanowi około 53 905 euro.
Dodatkowo ten sam podatnik osiągnął sprzedaż w Estonii na sumę 41 000 euro. W tej sytuacji przedsiębiorca przekroczył zarówno polski limit zwolnienia wynoszący 200 000 złotych, jak i estoński limit, tracąc tym samym możliwość korzystania ze zwolnienia z VAT w obu krajach.
Jednak podatnik nie przekroczył jeszcze rocznego limitu sprzedaży do całej UE wynoszącego 100 000 euro, co oznacza, że pozostało mu jeszcze 5095 euro limitu do wykorzystania w innych krajach Unii Europejskiej implementujących procedurę SME.
Polski przedsiębiorca prowadzący sprzedaż internetową osiągnął w pierwszym półroczu 2025 roku obroty krajowe 90 000 złotych oraz sprzedaż do pięciu krajów UE łącznie 95 000 euro. Mimo nieprzekroczenia krajowych limitów w żadnym z państw, przekroczył roczny limit unijny 100 000 euro, co oznacza utratę możliwości korzystania ze zwolnienia SME w całej UE przy zachowaniu zwolnienia krajowego w Polsce.
Drugi przykład ilustruje sytuację odwrotną - podatnik z obrotami krajowymi 90 000 złotych i łączną sprzedażą do pięciu państw UE w wysokości 95 000 euro. W tym przypadku, mimo nieprzekroczenia krajowych limitów zwolnienia w żadnym z państw, przedsiębiorca przekroczył roczny limit unijny, tracąc możliwość korzystania ze zwolnienia SME w całej UE.
Te przykłady pokazują złożoność systemu limitów i konieczność precyzyjnego monitorowania obrotów przez polskich przedsiębiorców korzystających z procedury SME. Planowanie sprzedaży musi uwzględniać zarówno krajowe limity zwolnienia, jak i ogólny limit unijny.
Procedura rejestracji do zwolnienia SME
Proces rejestracji do procedury SME dla polskich podatników składa się z kilku etapów i wymaga spełnienia określonych obowiązków formalnych. Podatnicy zwolnieni podmiotowo z VAT w Polsce mają dodatkowy obowiązek złożenia zgłoszenia rejestracyjnego VAT-R przed przystąpieniem do procedury powiadamiania o zamiarze korzystania ze zwolnienia SME.
Centralnym elementem procedury rejestracyjnej jest złożenie w formie elektronicznej powiadomienia o zamiarze skorzystania ze zwolnienia z VAT do właściwego naczelnika urzędu skarbowego. W przypadku procedury SME organem właściwym jest Naczelnik Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście, który obsługuje wszystkie sprawy związane z tym zwolnieniem.
Po złożeniu powiadomienia podatnik oczekuje na nadanie numeru identyfikacyjnego EX, który jest niezbędny do korzystania ze zwolnienia SME w innych krajach UE. Właściwy naczelnik urzędu skarbowego ma 35 dni roboczych na przetworzenie wniosku i przekazanie podatnikowi informacji o numerze identyfikacyjnym.
- Złożenie zgłoszenia rejestracyjnego VAT-R (dla podatników zwolnionych w Polsce)
- Przygotowanie powiadomienia o zamiarze korzystania ze zwolnienia SME
- Złożenie powiadomienia w formie elektronicznej przez e-Urząd Skarbowy
- Oczekiwanie na nadanie numeru identyfikacyjnego EX
- Otrzymanie potwierdzenia możliwości korzystania ze zwolnienia
Sposób otrzymania informacji o numerze identyfikacyjnym EX zależy od konkretnej sytuacji podatnika. Jeżeli w powiadomieniu wskazał jedno państwo członkowskie UE i zostało potwierdzone jego prawo do korzystania ze zwolnienia, otrzymuje informację o nadaniu indywidualnego numeru poprzedzonego kodem PL i zawierającego kod EX.
W przypadkach wymagających dodatkowej weryfikacji, Naczelnik Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście może przedłużyć standardowy termin 35 dni roboczych do czasu zakończenia procesu weryfikacji warunków uprawniających do nadania numeru identyfikacyjnego EX.
Obowiązki dokumentacyjne i ewidencyjne
Polscy podatnicy korzystający z procedury SME mają określone obowiązki w zakresie dokumentowania transakcji i prowadzenia ewidencji sprzedaży. Podstawową zasadą jest brak obowiązku wystawiania faktury za sprzedaż zwolnioną z VAT w ramach procedury SME, co jest zgodne z ogólnymi przepisami dotyczącymi zwolnień podmiotowych i przedmiotowych.
Jednak podatnik musi sprawdzić przepisy obowiązujące w kraju przeznaczenia sprzedaży, ponieważ różne państwa UE mogą mieć odmienne wymagania dotyczące dokumentowania transakcji. W większości krajów UE, podobnie jak w Polsce, nie ma obowiązku wystawiania faktury przez podatnika korzystającego ze zwolnienia SME, ale mogą występować wyjątki wymagające indywidualnej weryfikacji.
W przypadku dobrowolnego wystawienia faktury dokumentującej sprzedaż w ramach procedury SME, dokument musi zawierać indywidualny numer identyfikacyjny zwolnienia z VAT nadany przez Naczelnika Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście. Ten numer powinien być również przekazany odbiorcy nawet w przypadku niewystawiania faktury.
Podstawowym obowiązkiem ewidencyjnym jest prowadzenie uproszczonej ewidencji sprzedaży na potrzeby ustalenia wartości obrotów dla porównania z limitem zwolnienia wynoszącym 100 000 euro. Ta ewidencja musi umożliwiać precyzyjne określenie wartości sprzedaży w poszczególnych krajach UE oraz łącznej wartości obrotów na całym terytorium Unii.
- Prowadzenie uproszczonej ewidencji sprzedaży dla celów limitowych
- Przekazywanie numeru identyfikacyjnego EX odbiorcom transakcji
- Weryfikacja krajowych wymogów dokumentacyjnych w każdym kraju docelowym
- Przechowywanie dokumentacji zgodnie z przepisami krajowymi
- Przygotowanie danych do składania informacji kwartalnych
Obowiązki sprawozdawcze i informacyjne
Polski podatnik zarejestrowany do procedury SME ma obowiązek regularnego składania informacji kwartalnych do Naczelnika Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście. Te sprawozdania muszą być składane w terminie miesiąca od końca każdego kwartału, przy czym termin nie ulega przedłużeniu nawet gdy ostatni dzień przypada na sobotę lub dzień ustawowo wolny od pracy.
Informacja kwartalna zawiera kompleksowe dane o działalności podatnika w ramach procedury SME. Obejmuje podstawowe dane identyfikacyjne podatnika, informacje o polskim numerze identyfikacyjnym EX, szczegółowe dane o wysokości obrotów osiągniętych w każdym z państw członkowskich za dany kwartał oraz wartości sprzedaży na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.
W przypadku konieczności wprowadzenia zmian w złożonej informacji kwartalnej, podatnik ma obowiązek niezwłocznego składania korekty. Ten wymóg zapewnia aktualność i prawidłowość danych przekazywanych organom podatkowym oraz umożliwia właściwe monitorowanie przestrzegania limitów procedury SME.
Wszystkie informacje i dokumenty związane z procedurą SME muszą być składane wyłącznie w formie elektronicznej za pośrednictwem platformy e-Urząd Skarbowy. Dotyczy to nie tylko informacji kwartalnych i ich korekt, ale również wniosków o rejestrację, zgłoszeń VAT-R oraz pełnomocnictw szczególnych wraz z zawiadomieniami o ich zmianach lub odwołaniach.
Moment rozpoczęcia korzystania ze zwolnienia
Kluczową kwestią praktyczną dla polskich podatników jest określenie momentu, od którego mogą legalnie korzystać ze zwolnienia z VAT w ramach procedury SME. Prawo do stosowania tego zwolnienia powstaje dopiero w dniu, w którym podatnik został poinformowany o nadaniu numeru identyfikacyjnego EX lub otrzymał potwierdzenie polskiego numeru identyfikacyjnego EX.
Ta regulacja ma fundamentalne znaczenie dla planowania działalności gospodarczej i unikania błędów w rozliczeniach podatkowych. Podatnik nie może rozpocząć sprzedaży z zastosowaniem zwolnienia SME przed otrzymaniem oficjalnego potwierdzenia od Naczelnika Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście, nawet jeśli złożył już wszystkie wymagane dokumenty.
Otrzymanie potwierdzenia numeru identyfikacyjnego EX następuje w przypadku, gdy polski numer został już wcześniej nadany na potrzeby korzystania ze zwolnienia na terytorium jednego z państw UE, a podatnik wybiera kolejny kraj dla stosowania procedury SME. W takiej sytuacji nie jest konieczne nadawanie nowego numeru, lecz potwierdzenie możliwości wykorzystania już istniejącego.
Przykład praktyczny: Polski przedsiębiorca złożył powiadomienie o zamiarze korzystania ze zwolnienia SME w Niemczech w dniu 15 stycznia 2025 roku. Potwierdzenie nadania numeru EX otrzymał 25 lutego 2025 roku. Oznacza to, że może rozpocząć sprzedaż z zastosowaniem zwolnienia SME w Niemczech dopiero od 25 lutego, a wszelka sprzedaż przed tą datą musi być rozliczana zgodnie ze standardowymi procedurami VAT.
Dla podatników wskazujących w powiadomieniu więcej niż jedno państwo członkowskie UE sytuacja może być bardziej złożona. Jeśli co najmniej jeden z krajów potwierdzi prawo podatnika do korzystania ze zwolnienia, otrzyma on informację o nadaniu numeru EX, ale będzie mógł stosować zwolnienie tylko w tych krajach, które wydały pozytywne potwierdzenie.
Najczęstsze pytania
Nie, procedura SME ma charakter dobrowolny dla państw członkowskich UE. Dyrektywa 2020/285 pozwala krajom na samodzielną decyzję o implementacji tych regulacji. Przed rozpoczęciem sprzedaży polski podatnik musi sprawdzić, czy docelowy kraj UE wprowadził procedurę SME na swoim terytorium.
Przekroczenie rocznego limitu 100 000 euro powoduje utratę możliwości korzystania ze zwolnienia SME we wszystkich krajach UE, ale nie wpływa na krajowe zwolnienie z VAT w Polsce. Podatnik musi złożyć dodatkową informację kwartalną w terminie 15 dni roboczych od przekroczenia limitu i może być zobligowany do rejestracji VAT w krajach docelowych.
Tak, ze zwolnienia SME w innych krajach UE mogą korzystać zarówno polscy podatnicy zwolnieni z VAT, jak i czynni podatnicy VAT. Status podatnika w Polsce nie wpływa na możliwość skorzystania z procedury SME, pod warunkiem spełnienia pozostałych wymogów formalnych i limitowych.
Naczelnik Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście ma 35 dni roboczych na przetworzenie powiadomienia i przekazanie informacji o numerze identyfikacyjnym EX. W przypadkach wymagających dodatkowej weryfikacji termin może zostać przedłużony do czasu zakończenia procesu sprawdzania warunków uprawniających.
Generalnie nie ma obowiązku wystawiania faktury za sprzedaż zwolnioną z VAT w ramach procedury SME, podobnie jak przy innych zwolnieniach podmiotowych. Jednak podatnik musi sprawdzić przepisy w kraju przeznaczenia sprzedaży, ponieważ mogą występować krajowe specyfikacje wymagające dokumentowania transakcji.
Przekroczenie krajowego limitu zwolnienia w konkretnym państwie UE powoduje utratę możliwości korzystania ze zwolnienia SME tylko w tym kraju. Podatnik może nadal korzystać z procedury SME w innych krajach, pod warunkiem nieprzekroczenia rocznego limitu 100 000 euro oraz krajowych limitów w pozostałych państwach.
Z rocznego limitu wyłączona jest sprzedaż materialnych i niematerialnych dóbr inwestycyjnych będących własnością podatnika. Natomiast do limitu zalicza się między innymi wewnątrzwspólnotowe dostawy towarów, transakcje zwolnione z prawem do odliczenia VAT oraz większość transakcji związanych z nieruchomościami i usługami finansowymi, chyba że mają charakter pomocniczy.
Zespół Wzrost Firmy
Redakcja Biznesowa
Wzrost Firmy
Zespół doświadczonych ekspertów biznesowych z wieloletnim doświadczeniem w różnych branżach - od startupów po korporacje.
Więcej z kategorii Podatki
Pogłęb swoją wiedzę dzięki powiązanym artykułom od naszych ekspertów

Zaliczka na dywidendę - warunki wypłaty i rozliczenie
Sprawdź warunki wypłaty zaliczki na poczet dywidendy, zasady rozliczenia i ewidencji księgowej zgodnie z przepisami prawa.

Wydatki na członków zarządu jako koszty podatkowe spółki
Dowiedz się, kiedy wydatki poniesione przez spółkę na rzecz członków zarządu można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów.

Roczne rozliczenie składki zdrowotnej przy likwidacji
Dowiedz się, jak rozliczyć składkę zdrowotną po zamknięciu działalności gospodarczej - terminy, procedury i praktyczne wskazówki.

Rachunek - kiedy wystawić i jakie elementy zawrzeć
Dowiedz się kiedy wystawić rachunek, jakie elementy zawrzeć i jak długo przechowywać zgodnie z Ordynacją podatkową.