Czy przedsiębiorca może korzystać z kilku biur rachunkowych

Prowadzenie działalności gospodarczej w Polsce wiąże się z licznymi obowiązkami księgowo-podatkowymi, które mogą być wyzwaniem dla przedsiębiorców. W zależności od wielkości i charakteru prowadzonej firmy, liczba dokumentów finansowych i skomplikowanie procedur może być naprawdę znacząca. Wielu przedsiębiorców zastanawia się, czy w obliczu rosnącej liczby obowiązków mogą skorzystać z pomocy kilku księgowych lub różnych biur rachunkowych jednocześnie.

Pytania dotyczące możliwości zatrudnienia większej liczby specjalistów księgowych są szczególnie istotne dla firm, które dynamicznie się rozwijają, otwierają nowe oddziały lub działają w różnych obszarach gospodarczych. Czy przepisy prawne nakładają ograniczenia na liczbę księgowych obsługujących jedno przedsiębiorstwo? Jakie są praktyczne aspekty takiego rozwiązania i czy jest ono ekonomicznie uzasadnione?

Czy księgowość jest obowiązkowa w każdej firmie

Zgodnie z obowiązującymi przepisami prawymi, żaden przedsiębiorca nie jest zobligowany do korzystania z pomocy księgowego lub biura podatkowego. Podobnie jak w przypadku doradcy podatkowego czy prawnika, w tym zakresie przedsiębiorstwo może samodzielnie rozwiązywać swoje problemy finansowe i księgowe. Prawo nie narzuca obowiązku zatrudniania zewnętrznych specjalistów do prowadzenia spraw księgowych.

Praktyka rynkowa pokazuje jednak zupełnie inny obraz rzeczywistości. Polscy przedsiębiorcy bardzo chętnie korzystają z usług wykwalifikowanych fachowców, zwłaszcza gdy sami nie posiadają odpowiedniej wiedzy i doświadczenia prawnego lub księgowego. Duża liczba nieustannie zmieniających się przepisów podatkowych i księgowych niejako warunkuje konieczność korzystania ze wsparcia zewnętrznego.

W tym przypadku przedsiębiorca może okresowo lub stale korzystać z pomocy firmy zewnętrznej lub zdecydować się na zatrudnienie odpowiedniego fachowca bezpośrednio u siebie. Dopuszczalne jest także samodzielne rozwiązywanie problemów księgowych przez osobę prowadzącą działalność gospodarczą lub wyznaczonego do tego pracownika, który nie jest zawodowym księgowym.

Znaczenie prawidłowo prowadzonej księgowości ujawnia się szczególnie w sytuacji potencjalnej kontroli ze strony urzędu skarbowego. Przedsiębiorca, który systematycznie prowadzi dokumentację księgową, jest w stanie wykazać, że rzetelnie podchodzi do prowadzenia swojej firmy i nie narusza żadnych przepisów. Aby było to jednak możliwe, księgowość powinna być prowadzona w sposób prawidłowy i systematyczny.

Okazjonalne porządkowanie spraw księgowych nie jest dobrym pomysłem, zwłaszcza gdy następuje dopiero w trakcie kontroli skarbowej. Taki sposób postępowania może wzbudzić podejrzenia kontrolujących i prowadzić do dodatkowych problemów dla przedsiębiorcy.

Regulacje prawne dotyczące liczby księgowych w przedsiębiorstwie

Tak jak przedsiębiorca może samodzielnie prowadzić księgowość w swojej firmie, również może w pełni swobodnie wybrać, czy chce skorzystać w tym zakresie ze wsparcia księgowego lub biura rachunkowego. W przypadku wyboru zewnętrznej pomocy, mamy do czynienia z wykwalifikowanymi podmiotami działającymi na rynku, które zatrudniają u siebie specjalistów z danej dziedziny.

W biurze rachunkowym pracują nie tylko księgowi, lecz także często doradcy podatkowi lub prawnicy. Od przedsiębiorcy zależy więc, czy chce, aby w codziennych sprawach finansowych pomagał mu pojedynczy księgowy, czy też całe biuro rachunkowe z szerokim zespołem specjalistów. Podjęcie właściwej decyzji ułatwią z pewnością opinie na temat danej osoby lub firmy księgowej.

W przypadku małych firm lub jednoosobowych działalności gospodarczych wystarczające jest zazwyczaj korzystanie z pomocy niewielkich biur rachunkowych lub jednego księgowego. Po prostu liczba dokumentów finansowych jest w takich przypadkach niewielka, a więc przedsiębiorca nie musi martwić się szukaniem dodatkowego wsparcia księgowego.

Zupełnie inaczej sytuacja wygląda w dużych firmach, które z reguły działają w formie spółek prawa handlowego, na czele ze spółką z ograniczoną odpowiedzialnością i spółką akcyjną. Przy skomplikowanej i wielopoziomowej działalności gospodarczej większa liczba księgowych lub biur rachunkowych może okazać się dobrym rozwiązaniem.

Dotyczy to w szczególności przypadków, w których przedsiębiorstwo prowadzi działalność w kilku różnych obszarach gospodarczych lub posiada kilka, a nawet kilkanaście oddziałów w różnych lokalizacjach.

Praktyczne aspekty współpracy z kilkoma księgowymi

Wybór kilku księgowych lub kilku biur rachunkowych nie jest prawnie zakazany i nie wymaga żadnych specjalnych zezwoleń czy zgłoszeń. Jeśli przedsiębiorca zdecyduje się skorzystać z takiego rozwiązania, powinien jednak pamiętać o rozdzieleniu zakresu kompetencji swoich doradców. Innymi słowy, księgowi nie powinni wzajemnie wchodzić w swoje kompetencje, aby nie doszło do niepotrzebnego zamieszania i konfliktów.

Jeśli więc zdecydujemy się na kilka biur rachunkowych, poinformujmy je, że w naszej firmie działają inni księgowi, którzy są odpowiedzialni za poszczególne obszary działalności gospodarczej. Przykładowo, jeden księgowy może wyłącznie obsługiwać finansowe sprawy pracownicze, drugi kontrolować kwestię podatku VAT lub podatku dochodowego, a trzeci sprawdzać finanse oddziałów firmy.

Możliwości podziału zadań między różnych księgowych jest bardzo dużo i zależy od specyfiki prowadzonej działalności. Można podzielić obowiązki według:

1. Rodzaju podatków i obowiązków
2. Obszarów działalności gospodarczej
3. Lokalizacji oddziałów firmy
4. Rodzaju dokumentów księgowych
5. Okresów rozliczeniowych

Karol prowadzi dużą firmę transportową i w lipcu bieżącego roku będzie otwierał drugi oddział przedsiębiorstwa. Do tej pory korzystał z pomocy jednego księgowego zatrudnionego na cały etat. W związku z rozwojem swojej działalności księgowy nie będzie w stanie obsługiwać nowego oddziału. Karol zamierza zatrudnić dodatkowego fachowca, ale obecny księgowy stwierdził, że takie rozwiązanie nie jest dopuszczalne według jego wiedzy.

W powyższym przypadku obecny księgowy mylnie twierdzi, że w jednej firmie nie można zatrudnić więcej niż jednego lub dwóch księgowych. Przepisy nie odnoszą się w żaden sposób do liczby zatrudnianych księgowych. Przedsiębiorca może więc bez przeszkód zatrudnić dotychczasowego księgowego do obsługi głównej siedziby firmy i pierwszego oddziału, a także zatrudnić drugiego księgowego dedykowanego dla drugiego oddziału.

Elastyczność w zmianie formy wsparcia księgowego

Jedną z najważniejszych zasad dotyczących obsługi księgowej przedsiębiorstw jest pełna elastyczność w doborze i zmianie specjalistów. Przedsiębiorca może w dowolnym momencie zmienić formę wsparcia księgowego, bez konieczności podawania jakiegokolwiek uzasadnienia czy uzyskiwania zgód.

Zmiana może dotyczyć przejścia z biura rachunkowego na księgowych zatrudnionych bezpośrednio w firmie, odwrotnie - z księgowych własnych na zewnętrzne biuro rachunkowe, lub nawet całkowitej rezygnacji z zewnętrznego wsparcia na rzecz samodzielnego prowadzenia księgowości.

Warto podkreślić, że prawo pozwala również na samodzielne prowadzenie księgowości przy każdym rodzaju działalności gospodarczej. Fakt uprzedniego korzystania z pomocy księgowych lub biur rachunkowych nie ma tutaj żadnego znaczenia i nie tworzy żadnych zobowiązań na przyszłość.

Paulina prowadzi średnią firmę rodzinną, którą przejęła od swojego ojca. Od początku istnienia przedsiębiorstwa było ono obsługiwane przez biuro rachunkowe. Paulina postanowiła jednak to zmienić i wypowiedziała umowę z biurem. W zamian za to zatrudniła dwóch księgowych bezpośrednio w firmie. Zdaniem jej ojca, takie działanie nie tylko szkodzi firmie, lecz także jest niezgodne z prawem.

Ojciec Pauliny błędnie uważa, że zmiana biura rachunkowego na księgowych jest niedopuszczalna i będzie oznaczała dla firmy kontrolę skarbową. W rzeczywistości zmiana formy pomocy księgowej jest w pełni legalna i nie wymaga żadnych formalności ani uzasadnień wobec organów skarbowych.

Odpowiedzialność księgowych przy współpracy zespołowej

Warto w tym miejscu podkreślić bardzo istotną kwestię dotyczącą zakresu odpowiedzialności za działania księgowe. Odpowiedzialność dotyczy wyłącznie podmiotu, który zajmuje się określonym obszarem w firmie i ma realny wpływ na podejmowane decyzje księgowe.

Innymi słowy, jeśli jeden księgowy popełni błąd i doprowadzi do powstania szkody po stronie przedsiębiorcy, to drugi księgowy nie może za niego odpowiadać, o ile nie miał on wpływu na takie zdarzenie lub nie było to w zakresie jego obowiązków.

Ta zasada ma fundamentalne znaczenie dla organizacji pracy w firmach korzystających z pomocy kilku księgowych. Każdy specjalista odpowiada wyłącznie za swój obszar działania, co motywuje do rzetelnego wykonywania obowiązków i jednocześnie chroni przed ponoszeniem konsekwencji cudzych błędów.

Przedsiębiorcy powinni mieć świadomość tej zasady i nie próbować rozdzielać odpowiedzialności za błędy między wszystkich zatrudnionych księgowych, jeśli nie mieli oni rzeczywistego wpływu na powstałą sytuację.

Firma X jest dużym podmiotem na rynku i zatrudnia trzech księgowych - jednego w głównej siedzibie przedsiębiorstwa i dwóch w istniejących oddziałach. Wskutek błędu księgowego z pierwszego oddziału firma poniosła znaczącą stratę finansową. Przedsiębiorca zdecydował się rozdzielić odpowiedzialność pomiędzy wszystkich zatrudnionych księgowych, mimo że pozostała dwójka nie miała wpływu na powstałą szkodę.

W powyższym przypadku przedsiębiorca nie mógł podjąć takiej decyzji, ponieważ odpowiedzialność za szkodę można przypisać wyłącznie sprawcy, a więc księgowemu z pierwszego oddziału firmy. Drugi i trzeci księgowy nie powinien ponosić żadnej odpowiedzialności za błąd, którego nie popełnił.

Aspekty finansowe zatrudnienia kilku księgowych

Decyzja związana z zatrudnieniem kilku księgowych lub korzystania z pomocy kilku biur rachunkowych powinna być poprzedzona dokładną kalkulacją finansową. Takie rozwiązanie generuje oczywiste dodatkowe koszty, na które rzadko kiedy mogą pozwolić sobie polscy przedsiębiorcy, szczególnie ci prowadzący mniejsze działalności gospodarcze.

Większa liczba księgowych jest domeną dużych podmiotów rynkowych, które po prostu stać na opłacenie dodatkowej pomocy przy prowadzeniu spraw finansowych. W przypadku małych i średnich przedsiębiorstw takie rozwiązanie jest często nieopłacalne z ekonomicznego punktu widzenia.

Przed podjęciem decyzji o zatrudnieniu kilku księgowych warto przeanalizować:

• Rzeczywiste potrzeby firmy w zakresie obsługi księgowej
• Możliwości finansowe przedsiębiorstwa
• Korzyści płynące z większej liczby specjalistów
• Alternatywne rozwiązania, takie jak większe biuro rachunkowe
• Perspektywy rozwoju firmy i rosnące potrzeby

Jeśli przedsiębiorca zdecyduje się na szeroką pomoc księgową, powinien poinformować o swojej decyzji wszystkich zatrudnianych fachowców. Chodzi o to, aby czynności jednego księgowego lub biura rachunkowego nie pokrywały się z zadaniami drugiego lub trzeciego podmiotu.

Fachowcy muszą mieć ustalony zakres swoich kompetencji i odpowiedzialności, nie ma jednak przeszkód do tego, aby ze sobą współpracowali i wymieniali się informacjami niezbędnymi do prawidłowego funkcjonowania całego systemu księgowego w firmie.

Alternatywne rozwiązania dla przedsiębiorców

Przedsiębiorcy, którzy rozważają zatrudnienie kilku księgowych, powinni również przeanalizować alternatywne rozwiązania, które mogą okazać się bardziej efektywne pod względem kosztowym i organizacyjnym.

Jedną z opcji jest skorzystanie z usług większego biura rachunkowego, które zatrudnia specjalistów z różnych dziedzin. Takie biuro może oferować kompleksową obsługę w zakresie księgowości, podatków, prawa pracy i innych obszarów, zachowując przy tym spójność działań i komunikacji.

Innym rozwiązaniem może być zatrudnienie jednego doświadczonego księgowego na stałe i okresowe korzystanie z usług specjalistycznych biur w konkretnych obszarach, takich jak rozliczenia podatkowe czy sprawy związane z ZUS.

• Współpraca z jednym dużym biurem rachunkowym oferującym kompleksowe usługi
• Zatrudnienie głównego księgowego i okresowe konsultacje ze specjalistami
• Wykorzystanie nowoczesnych systemów księgowych automatyzujących część procesów
• Szkolenie własnych pracowników w zakresie podstawowych czynności księgowych
• Outsourcing wybranych obszarów księgowości do wyspecjalizowanych firm

Współczesne technologie księgowe również mogą znacznie ułatwić prowadzenie dokumentacji finansowej i zmniejszyć potrzebę zatrudniania dużej liczby księgowych. Systemy automatyzujące fakturowanie, rozliczenia podatkowe czy generowanie raportów mogą być cenną alternatywą dla zwiększania zespołu księgowego.

Najczęstsze pytania

Tak, przepisy nie wprowadzają żadnych ograniczeń dotyczących liczby księgowych obsługujących jedno przedsiębiorstwo. Możesz zatrudnić dowolną liczbę specjalistów zgodnie z potrzebami swojej firmy.

Nie, zmiana formy wsparcia księgowego nie wymaga żadnych zgłoszeń ani uzasadnień. Możesz swobodnie przechodzić między różnymi formami obsługi księgowej na każdym etapie prowadzenia działalności.

Za błędy odpowiada wyłącznie księgowy, który go popełnił w ramach swojego zakresu obowiązków. Pozostali księgowi nie ponoszą odpowiedzialności za cudze błędy, jeśli nie mieli na nie wpływu.

Nie, liczba zatrudnionych księgowych nie ma wpływu na prawdopodobieństwo kontroli skarbowej. Urząd skarbowy nie traktuje takiej sytuacji jako podejrzanej czy wymagającej dodatkowej weryfikacji.

Koszty obejmują wynagrodzenia wszystkich księgowych, które mogą wynosić od kilkuset złotych miesięcznie za jednego specjalistę w małej firmie do tysięcy złotych w większych przedsiębiorstwach. Należy również uwzględnić koszty koordynacji pracy zespołu.

W przypadku małych firm zazwyczaj wystarczy jeden księgowy lub małe biuro rachunkowe. Kilku księgowych jest rozwiązaniem dedykowanym głównie dużym przedsiębiorstwom z wieloma oddziałami lub skomplikowaną strukturą działalności.