JPK_KR_PD - przygotowanie ksiąg rachunkowych do nowych wymogów

Cyfryzacja dokumentacji księgowej w Polsce wkracza w nową fazę rozwoju. Od 1 stycznia 2025 roku rozpocznie się etapowe wprowadzanie obowiązku przekazywania ksiąg rachunkowych w formie elektronicznej zgodnej ze strukturą JPK_KR_PD. Ta rewolucyjna zmiana dotknie wszystkich podatników podatku dochodowego od osób prawnych, wymagając od nich dostosowania systemów księgowych do nowych standardów raportowania.

Transformacja cyfrowa w obszarze księgowości i rozliczeń podatkowych nabiera tempa, wprowadzając nowoczesne technologie, które zrewolucjonizowały sposób prowadzenia dokumentacji. Procesy raportowania stają się bardziej efektywne, a transparentność rozliczeń znacznie się zwiększa. Jednak wraz z tymi korzyściami pojawiają się nowe wyzwania związane z wdrożeniem JPK_KR_PD, które wymaga kompleksowego dostosowania systemów księgowych do nowych standardów.

Harmonogram wdrażania JPK_KR_PD - etapowe wprowadzanie obowiązków

Wprowadzenie obowiązku przekazywania organom podatkowym struktur JPK_KR_PD zostało zaplanowane w sposób etapowy, co ma na celu ułatwienie podatnikom przygotowanie się do nowych wymogów. Pierwszy etap obejmuje najbardziej zaawansowane podmioty gospodarcze, które dysponują odpowiednimi zasobami technologicznymi i organizacyjnymi.

Pierwszy etap wdrożenia dotyczy roku podatkowego lub roku obrotowego rozpoczynającego się po 31 grudnia 2024 roku. W tej fazie nowe obowiązki obejmą podatników podatku dochodowego od osób prawnych, których wartość przychodu uzyskanego w poprzednim roku podatkowym albo roku obrotowym przekroczyła 50 milionów euro. Dodatkowo, obowiązek ten będzie dotyczył także podatkowych grup kapitałowych, które ze względu na swoją złożoność organizacyjną i finansową wymagają szczególnego nadzoru.

Drugi etap wprowadzenia zmian w zakresie raportowania danych obejmie pozostałych podatników podatku dochodowego od osób prawnych obowiązanych do składania ewidencji JPK_VAT. Ta grupa podatników będzie musiała przesyłać pliki JPK_KR_PD za rok podatkowy lub rok obrotowy rozpoczynający się po 31 grudnia 2025 roku. Oznacza to, że podmioty te będą miały dodatkowy rok na przygotowanie swoich systemów księgowych do nowych wymogów.

Trzeci, ostatni etap wdrożenia obejmie wszystkich pozostałych podatników podatku dochodowego od osób prawnych. Będą oni zobowiązani do przekazywania struktury JPK_KR_PD za rok podatkowy lub rok obrotowy rozpoczynający się po 31 grudnia 2026 roku. Takie rozłożenie w czasie pozwala na stopniowe dostosowywanie się do nowych wymogów i minimalizuje ryzyko problemów technicznych.

Harmonogram wprowadzania obowiązku prowadzenia ksiąg i ewidencji według nowych struktur logicznych przedstawia się następująco:

1. Od 1 stycznia 2025 roku - największe podmioty i podatkowe grupy kapitałowe
2. Od 1 stycznia 2026 roku - podatnicy obowiązani do JPK_VAT
3. Od 1 stycznia 2027 roku - pozostali podatnicy CIT

Dodatkowe dane wymagane w księgach rachunkowych

Struktura JPK_KR_PD wymaga uzupełnienia ksiąg rachunkowych o szereg dodatkowych informacji, które będą przekazywane organom podatkowym w formie elektronicznej. Zakres tych danych został określony w sposób szczegółowy, uwzględniając potrzeby administracji podatkowej oraz możliwości techniczne podatników.

Okres przejściowy dla roku 2025 przewiduje znaczące uproszczenia dla podatników objętych pierwszym etapem wdrożenia. Za rok 2025 w strukturze logicznej ksiąg rachunkowych wystarczy uwzględnić tylko jeden element - znaczniki identyfikujące konta ksiąg. To rozwiązanie ma na celu ułatwienie pierwszego roku funkcjonowania nowego systemu i pozwala podatnikom na stopniowe dostosowywanie swoich procesów księgowych.

Zgodnie z art. 5 ust. 1 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 16 sierpnia 2024 roku, księgi za rok podatkowy rozpoczynający się po dniu 31 grudnia 2024 roku, a przed dniem 1 stycznia 2026 roku, mogą nie być uzupełniane o dodatkowe dane określone w art. 2 ust. 1 pkt 1, 2, 4 i 5. Ta regulacja zapewnia płynne przejście na nowy system raportowania.

Pełny zakres dodatkowych danych będzie wymagany począwszy od 2026 roku. Struktura logiczna ksiąg rachunkowych będzie musiała uwzględniać następujące elementy:

• Numer identyfikacji podatkowej kontrahenta podatnika, o ile został nadany
• Numer identyfikujący fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur, o ile został nadany do dnia przekazania księgi w przypadku faktur wystawionych przez podatnika stanowiących dowód księgowy
• Dane potwierdzające nabycie, wytworzenie lub wykreślenie środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej z ewidencji
• Wysokość różnicy pomiędzy wynikiem finansowym ustalonym na podstawie przepisów o rachunkowości a podstawą opodatkowania ustaloną na podstawie przepisów o podatku dochodowym od osób prawnych

Struktura logiczna i podział na odrębne elementy

Ministerstwo Finansów, uwzględniając postulaty podatników zgłaszane podczas konsultacji, zdecydowało się na podział struktury logicznej na dwa odrębne elementy. Pierwszy z nich to struktura księga rachunkowa oznaczona jako JPK_KR_PD, drugi to struktura ewidencja środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych. Takie rozwiązanie pozwala na bardziej efektywne zarządzanie danymi i ułatwia podatnikom przygotowanie wymaganych informacji.

Wprowadzenie funkcjonalności pozwalającej na podzielenie przez podatnika generowanej struktury logicznej JPK_KR_PD na okresy miesięczne, kwartalne lub półroczne stanowi istotne ułatwienie, szczególnie dla podmiotów generujących pliki o dużej objętości. Rozwiązanie to pozwala na lepsze zarządzanie procesem przekazywania danych i minimalizuje ryzyko problemów technicznych związanych z obsługą bardzo dużych plików.

Kolejnym ważnym elementem nowej struktury jest przeniesienie znaczników identyfikujących z poziomu dokumentu na poziom konta ksiąg rachunkowych. Ta zmiana upraszcza proces oznaczania operacji gospodarczych i czyni go bardziej intuicyjnym dla księgowych i osób odpowiedzialnych za prowadzenie dokumentacji finansowej.

Uwzględnione postulaty podatników i branży księgowej

Ministerstwo Finansów w znacznym stopniu uwzględniło postulaty zgłaszane przez podatników i przedstawicieli branży księgowej podczas procesu konsultacji publicznych. Te zmiany mają na celu uproszczenie realizacji obowiązków w zakresie prowadzonych ksiąg i minimalizację obciążeń administracyjnych dla przedsiębiorców.

Wyłączenia dotyczące NIP-u stanowią istotne ułatwienie dla określonych grup podatników. Resort zdecydował się na wyłączenie z obowiązku przekazywania numeru identyfikacji podatkowej dla poszczególnych zdarzeń w przypadku wskazanych w rozporządzeniu podatników. Dotyczy to między innymi banków i przedsiębiorców telekomunikacyjnych, którzy ze względu na specyfikę swojej działalności przetwarzają bardzo duże ilości transakcji z różnymi kontrahentami.

Ograniczenia czasowe dotyczące środków trwałych również zostały wprowadzone na wniosek podatników. Zakres dodatkowych danych nie będzie obejmował środków trwałych lub wartości niematerialnych i prawnych wprowadzonych do ewidencji przed 1 stycznia 2025 roku. Wyjątek stanowi jedynie data wykreślenia tych składników z ewidencji, co jest uzasadnione potrzebami kontrolnymi organów podatkowych.

Reorganizacja struktury danych poprzez przeniesienie znaczników identyfikujących z poziomu dokumentu na poziom konta ksiąg rachunkowych również była odpowiedzią na postulaty praktyków. Takie rozwiązanie jest bardziej intuicyjne i zgodne z logiką prowadzenia księgowości, co ułatwia implementację nowych wymogów w systemach księgowych.

Przygotowanie systemów księgowych do nowych wymogów

Wdrożenie JPK_KR_PD wymaga od podatników kompleksowego przeglądu i dostosowania swoich systemów księgowych. Proces ten powinien rozpocząć się odpowiednio wcześnie, aby zapewnić płynne funkcjonowanie nowych rozwiązań od momentu wejścia w życie obowiązku.

Analiza obecnych systemów stanowi pierwszy krok w procesie przygotowania. Podatnicy powinni przeprowadzić szczegółową ocenę swoich obecnych rozwiązań księgowych pod kątem możliwości generowania wymaganych struktur JPK_KR_PD. Kluczowe jest sprawdzenie, czy obecne oprogramowanie księgowe będzie w stanie obsłużyć nowe wymogi bez konieczności wymiany całego systemu.

Współpraca z dostawcami oprogramowania jest niezbędna dla skutecznego wdrożenia nowych rozwiązań. Dostawcy systemów księgowych muszą przygotować odpowiednie aktualizacje swoich produktów, które umożliwią generowanie struktur JPK_KR_PD zgodnie z wymaganiami określonymi w rozporządzeniu. Podatnicy powinni aktywnie komunikować się ze swoimi dostawcami oprogramowania, aby zapewnić terminowe dostarczenie niezbędnych funkcjonalności.

Proces przygotowania systemów obejmuje następujące etapy:

1. Audyt obecnych rozwiązań księgowych i ich możliwości
2. Identyfikacja luk funkcjonalnych wymagających uzupełnienia
3. Współpraca z dostawcą oprogramowania w zakresie aktualizacji
4. Testowanie nowych funkcjonalności na danych testowych
5. Szkolenie pracowników z obsługi nowych rozwiązań
6. Wdrożenie produkcyjne i monitoring działania systemu

Szkolenia i edukacja personelu stanowią równie ważny element procesu przygotowania. Pracownicy działów księgowych muszą zostać przeszkoleni z obsługi nowych funkcjonalności systemu oraz ze specyfiki wymagań JPK_KR_PD. Szczególną uwagę należy zwrócić na prawidłowe oznaczanie kont księgowych oraz na proces generowania i weryfikacji struktur przed ich przekazaniem do organów podatkowych.

Wpływ na codzienną pracę działów księgowych

Wprowadzenie JPK_KR_PD będzie miało znaczący wpływ na codzienną pracę działów księgowych w firmach objtych nowym obowiązkiem. Zmiany te dotyczą nie tylko aspektów technicznych, ale również organizacji pracy i procesów wewnętrznych.

Zwiększenie precyzji w prowadzeniu dokumentacji stanie się koniecznością, ponieważ wszystkie dane księgowe będą podlegały przekazaniu do organów podatkowych w formie elektronicznej. Każda operacja gospodarcza będzie musiała być prawidłowo zakwalifikowana i oznaczona, co wymaga od księgowych większej uwagi i dokładności w codziennej pracy.

Nowe procedury kontrolne będą musiały zostać wdrożone w celu zapewnienia jakości danych przekazywanych w ramach JPK_KR_PD. Działy księgowe będą musiały opracować mechanizmy weryfikacji poprawności generowanych struktur przed ich przekazaniem do urzędów skarbowych. Obejmuje to zarówno kontrolę kompletności danych, jak i ich zgodności z wymaganiami formalnymi.

Przykładowo, dział księgowy dużej firmy produkcyjnej będzie musiał wdrożyć nowe procedury miesięcznej weryfikacji poprawności oznaczenia kont księgowych oraz kwartalnej kontroli kompletności danych o środkach trwałych przed generowaniem struktury JPK_KR_PD na koniec roku podatkowego.

Zarządzanie dodatkowymi danymi będzie wymagało reorganizacji procesów księgowych. Konieczność zbierania i przechowywania informacji o numerach identyfikacji podatkowej kontrahentów, numerach faktur w Krajowym Systemie e-Faktur czy danych o środkach trwałych wymaga stworzenia odpowiednich procedur i systemów kontroli wewnętrznej.

Główne zmiany w codziennej pracy obejmują:

• Dokładniejsze oznaczanie operacji gospodarczych w systemie księgowym
• Regularne weryfikowanie kompletności danych o kontrahentach
• Monitorowanie zgodności z wymogami struktury JPK_KR_PD
• Przygotowywanie dodatkowych raportów kontrolnych
• Współpracę z działami IT w zakresie funkcjonowania systemu

Korzyści z cyfryzacji dokumentacji księgowej

Mimo że wprowadzenie JPK_KR_PD wiąże się z dodatkowymi obowiązkami dla podatników, proces cyfryzacji dokumentacji księgowej niesie ze sobą szereg długoterminowych korzyści zarówno dla przedsiębiorców, jak i dla administracji podatkowej.

Zwiększenie transparentności rozliczeń stanowi jedną z głównych korzyści nowego systemu. Elektroniczne przekazywanie ksiąg rachunkowych umożliwia organom podatkowym szybszy dostęp do danych finansowych podatników, co przekłada się na bardziej efektywne prowadzenie kontroli podatkowych i szybsze wykrywanie nieprawidłowości.

Usprawnienie procesów kontrolnych jest kolejną istotną zaletą cyfryzacji. Dostęp do ustrukturyzowanych danych księgowych w formie elektronicznej pozwala na automatyzację wielu procesów analitycznych, co skraca czas potrzebny na przeprowadzenie kontroli i zwiększa jej skuteczność.

Redukcja obciążeń administracyjnych w długiej perspektywie może stanowić znaczącą korzyść dla podatników. Choć początkowo wdrożenie nowych rozwiązań wymaga dodatkowych nakładów, w dalszej perspektywie może przyczynić się do uproszczenia procedur kontrolnych i skrócenia czasu ich trwania.

Korzyści dla różnych grup interesariuszy przedstawiają się następująco:

• Podatnicy: większa precyzja dokumentacji, potencjalne skrócenie kontroli podatkowych, modernizacja procesów księgowych
• Organy podatkowe: szybszy dostęp do danych, automatyzacja analiz, zwiększona skuteczność kontroli
• Branża księgowa: rozwój kompetencji cyfrowych, nowe możliwości świadczenia usług, modernizacja narzędzi pracy
• Dostawcy oprogramowania: rozwój nowych funkcjonalności, zwiększenie konkurencyjności produktów

Wsparcie i pomoc dla podatników

Ministerstwo Finansów, zdając sobie sprawę z wyzwań związanych z wdrożeniem JPK_KR_PD, przygotowało szereg narzędzi wsparcia dla podatników. Działania te mają na celu ułatwienie procesu adaptacji do nowych wymogów i minimalizację problemów związanych z wdrożeniem.

Materiały informacyjne i edukacyjne zostały opracowane w formie szczegółowych broszur dotyczących struktury logicznej księgi rachunkowej JPK_KR_PD i ewidencji środków trwałych. Dokumenty te zawierają opisy zawartości struktury logicznej oraz wyjaśnienia treści poszczególnych elementów zawartych w strukturze. Broszury są dostępne na oficjalnej stronie rządowej i stanowią podstawowe źródło informacji dla podatników przygotowujących się do wdrożenia nowych obowiązków.

Dedykowany kanał komunikacji w postaci adresu e-mail helpdesk@mf.gov.pl umożliwia podatnikom kierowanie pytań dotyczących nowego obowiązku bezpośrednio do Ministerstwa Finansów. Resort zapowiedział również, że odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania będą publikowane na stronach MF, co pozwoli na szerokie udostępnienie praktycznych informacji wszystkim zainteresowanym.

Okres przejściowy i uproszczenia dla pierwszego roku funkcjonowania systemu stanowią istotną formę wsparcia. Możliwość ograniczenia zakresu przekazywanych danych za 2025 rok tylko do znaczników identyfikujących konta ksiąg pozwala podatnikom na stopniowe dostosowywanie się do nowych wymogów.

Podatnik prowadzący średniej wielkości firmę handlową może skorzystać z materiałów edukacyjnych MF, skonsultować się z księgowym w zakresie przygotowania systemu oraz zadać szczegółowe pytania na adres helpdesk@mf.gov.pl dotyczące specyficznych aspektów swojej branży przed rozpoczęciem wdrożenia JPK_KR_PD.

Najczęstsze pytania

Obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych przy użyciu programów komputerowych zgodnych ze strukturą JPK_KR_PD rozpoczyna się etapowo. Pierwsza grupa podatników, obejmująca podmioty z przychodami powyżej 50 milionów euro oraz podatkowe grupy kapitałowe, musi prowadzić księgi według nowych struktur od 1 stycznia 2025 roku. Kolejne grupy podatników będą objęte obowiązkiem odpowiednio od 1 stycznia 2026 roku i 1 stycznia 2027 roku.

Za rok 2025 podatnicy objęci pierwszym etapem wdrożenia będą musieli uwzględnić w strukturze logicznej ksiąg rachunkowych tylko znaczniki identyfikujące konta ksiąg. Pozostałe dodatkowe dane, takie jak numery identyfikacji podatkowej kontrahentów, numery faktur w Krajowym Systemie e-Faktur czy dane o środkach trwałych, będą wymagane dopiero od 2026 roku.

Nie, obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych przy użyciu programów komputerowych oraz ich przesyłania w ustrukturyzowanej formie do naczelnika urzędu skarbowego nie ma wpływu na obowiązujący sposób składania zeznań i deklaracji CIT. Podatnicy nadal będą składać swoje rozliczenia w dotychczasowy sposób, a JPK_KR_PD stanowi dodatkowy element raportowania.

Termin na złożenie pierwszej struktury JPK_KR_PD dla podatników objętych pierwszym etapem wdrożenia został wyznaczony na 31 marca 2026 roku. Data ta jest zbieżna z terminem złożenia zeznania podatkowego za 2025 rok. Kolejne grupy podatników będą miały analogiczne terminy odpowiadające ich harmonogramowi wdrożenia.

Ministerstwo Finansów udostępniło dedykowany adres e-mail helpdesk@mf.gov.pl, na który można kierować pytania dotyczące nowego obowiązku. Dodatkowo na stronie gov.pl/web/kas/struktury-jpk-w-podatkach-dochodowych dostępne są szczegółowe broszury informacyjne dotyczące struktury logicznej JPK_KR_PD. Resort zapowiedział również publikowanie odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania na stronach MF.

Tak, Ministerstwo Finansów wdrożyło funkcjonalność pozwalającą na podzielenie przez podatnika generowanej struktury logicznej JPK_KR_PD na okresy miesięczne, kwartalne lub półroczne. Rozwiązanie to jest szczególnie istotne przy plikach o dużej objętości i pozwala na bardziej efektywne zarządzanie procesem przekazywania danych do organów podatkowych.